Dass eine softwarebasierte Sicherstellung interner betrieblicher Prozesse wie zum Beispiel die Einhaltung gesetzlicher Mindestanforderungen den Wertschöpfungsprozess erleichtern kann, sei vielen Unternehmen nicht bewusst. „Viele nehmen ihre Dokumentationspflichten immer noch dateibasiert wahr, mit Excel oder Word“, sagt Geschäftsführer Dr. Ralf Kremer. Komfortabler gehe es mit modernen IT-Systemen. Bereits seit 13 Jahren beschäftigt sich der Ingenieur mit der Thematik, wie sich Unternehmensinformationen optimal dokumentieren lassen. „Die Herausforderung liegt in der Vernetzung von allen relevanten Unternehmensinformationen innerhalb eines Systems, das dazu für alle Nutzer einfach handhabbar sein muss“, beschreibt er. Mit der HEC GmbH fand er einen IT-Partner, der diesen Anspruch voll und ganz erfüllt: Mit der gemeinsam entwickelten Plattform „EHQSplus“ werden nun Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz sowie Qualitätsmanagement in einer einzigen Software integriert. „Das Programm entwickeln wir mit der HEC ständig weiter. Weil die HEC zudem Anforderungsworkshops und Schulungen übernimmt, bieten wir unseren Kunden eine professionelle Betreuung aus einer Hand mit hohem Qualitätsanspruch“, so Kremer.

Organisatorische und räumliche Betriebsstruktur

„EHQSplus ist ein effektives Instrument für Unternehmen und dessen Mitarbeitende, einen hohen Arbeitsaufwand durch konventionelle Lösungen zu minimieren“, sagt Kremer. Das Plus: Die separate Abbildung zweier Betriebsstrukturen, organisatorisch und geographisch. „Das ist ein Merkmal, was uns klar von anderen Anbietern unterscheidet“, erklärt Jan Meyer, technischer Projektleiter für EHQSplus bei der HEC, denn: In der geographischen Betriebsstruktur können Standorte, Anlagen, Bereiche und Arbeitsplätze eingesehen werden. Die organisatorische Struktur bietet die Möglichkeit, Tätigkeiten zu organisieren, Verantwortlichkeiten zu definieren, Berufsgruppen abzubilden sowie die Mitarbeiterorganisation generell darzustellen. Das Besondere: Beide Strukturbäume können miteinander verknüpft werden.

Mit Gefahrstoffen sicher umgehen

Gefahrstoffdaten lassen sich mit EHQSplus in einer Gefahrstoffdatenbank erfassen und die Stoffe je nach ihrer Verwendung mit den Betriebsteilen verbinden. „Durch die Nutzung der Gefahrstoffdatenbank wird sichergestellt, dass gefahrstoff- und belastungsspezifische Informationen nur an einer Stelle im Unternehmen gespeichert und bearbeitet werden. Zudem lassen sich über ein Dokumentenmanagementsystem weitere Dokumente wie zum Beispiel das Sicherheitsdatenblatt dem Gefahrstoff zugeordnen“, sagt Meyer. Ein weiteres Modul: das Gefahrstoffverzeichnis. Hiermit werden Informationen zum Ort der Verwendung oder Einsatzzweck bereitgestellt, Gefahrstoffmessungen und Ersatzstoffprüfungen geplant sowie Ergebnisse dokumentiert. Ein Aufgaben- und Maßnahmenplan unterstützt diese standardisierten Vorgänge. „Gefahrstoffverzeichnisse lassen sich beliebigen Objekten in der Betriebsstruktur zuordnen“, ergänzt Meyer. Und: Das System stelle auch Textbausteine zum Erstellen von Betriebsanweisungen sowie aktuelle GHS-Gefahrensymbole bereit.

Organisieren mit Expertensystem

Neben dem Modul für Gefahrstoffwesen bietet EHQSplus weitere Expertenkomponenten: zum Beispiel zur Gefährdungsbeurteilung, zum Lärm- und Beleuchtungskataster, zum Unfallwesen sowie zu Schulungen und Unterweisungen. Auch Arbeits- und Betriebsmittel lassen sich mit dem System inventarisieren, prüfen und dokumentieren. „Der Einstieg beginnt stets mit unserem Basismodul. Dieses stellt alle Funktionen und Komponenten zur Verfügung, die modulübergreifend benötigt werden inklusive Terminierung und Planstruktur im Bereich Qualitätsmanagement. Alle weiteren Module werden einzeln lizensiert,“ so Kremer. Externe Dokumenten stellen dabei kein Hindernis dar: Über das integrierte Dokumentenmanagementsystem lassen sich diese einfach ins System einbinden. „Damit können wir unsere Kunden mit ihren individuellen Lösungen abholen, zumal wir auch Altdaten aus anderen Systemen problemlos in EHQSplus integrieren können“, sagt Meyer.